AI 運用實戰：從「問答」進化到「專業分析」的 3 個層次

掌握「對象導向」指令與「系統思考模板」
讓 AI 成為你的高效率執行夥伴

近日集團宣布將全面提高行政人員的 AI 使用率，並透過「分享會」進行評核。
這讓不少同仁感到焦慮，擔心技術門檻或職位變動。
然而，誠如部長所言：「集團推動 AI 不是為了降低人力，而是為了提高工作效率，讓每個人的單位產出更有效率。」
目前多數同仁對 AI 仍停留在「尚未使用」或「簡單問答」的零星階段。本篇連載將分享我從最早期的 ChatGPT 到現在深度運用 Gemini、Canva 與 Adobe Express 的實踐歷程，協助大家透過 PDCA 循環（計畫 Plan、執行 Do、查核 Check、改善行動 Act 的持續改進管理流程） 快速上手。

1. 現狀描述 

多數同仁與 AI 對話時，指令過於模糊（如：「幫我整理資料」）。缺乏「對象」與「場景」的指令，會導致 AI 產出內容過於籠統，無法直接應用於公司專業報告中。

2. 目標設定

建立「工具組合＋對象導向」的下指令習慣。明確告訴 AI：「這份資料是要給誰看的？」並根據任務選擇適合的 AI 工具，將其轉化為系統性的生產力。

3. 根本原因分析

為何覺得 AI 不好用？主因是我們常將其定位為「搜尋引擎」而非「執行夥伴」。若省略了「提供對象」與「框架結構」，AI 就無法精準過濾出符合公司標準的資訊。

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以下我將個人過去這段時間真實應用於工作與生活中的實戰經驗，區分為三個層次。這些不只是範例，而是我每天都在使用的「對象描述法」
模板：AI 工具箱與「實戰經驗」模板 (PDCA 循環)

第一層次：日常與美學設計（視覺產出不求人）

實際經驗： 我是重度運用 AI 快速生成公司內部活動海報與影片素材者，不僅美觀且效率極高。

• 選用工具： Canva、Adobe Express。

• 簡易指令模板：

「請幫我設計一張 [活動名稱] 的海報。這張海報是要給 [參加同仁與家屬] 看的，風格要 [溫暖、有活力]。內容包含 [日期、地點]。」

第二層次：行政與個人管理（省下瑣碎重複作業） 

實際經驗： 我利用 AI 協助我整理「講座文案」與「簡報架構」，並讓它精準抓取會議紀錄中的重要資訊，甚至連牙醫預約的行程提醒都交給它處理。

• 選用工具： Gemini、ChatGPT。

• 簡易指令模板（講座文案與簡報）：

「我是本次 [講座主題] 的主講者，這是我的初步構想，請幫我轉化為正式文案並規劃簡報大綱。這份內容是要提供給 [聽講同仁] 看的，重點要放在 [核心技術應用]。」

• 簡易指令模板（會議紀錄）：

「這是今日的會議內容，請幫我整理。這份總結是要提供給 [與會主管] 存檔用的，請幫我歸納出 [決議事項] 與 [待辦清單]。」

• 簡易指令模板（行程安排）：

「我已預約 [4/15 15:00 牙醫]，請幫我寫一段行事曆提醒。這份內容是要顯示在 [我手機通知] 上的，請提醒我帶健保卡並預留 20 分鐘車程。」

第三層次：工作分析與報告（提升專業產出深度） 

實際經驗： 在撰寫販賣策略、市場分析與重要的商業演講稿時，AI 是我最強大的邏輯顧問。

• 選用工具： Gemini。

• 簡易指令模板：

「請分析這份 [數據/議題名稱]。這份內容是要呈報給 [部長/總經理] 看的。

【重要建議：同步置入個人「思考模板」】 「請用 [A3 邏輯] 找出問題點，並依 [PDCA 循環] 提供建議。」」

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進階技巧：
如何讓 AI 越用越懂你？

除了掌握指令，我發現還有一個讓效率翻倍的秘訣，那就是 AI 的「記憶功能」。
你可以直接對 AI 下達「記憶指令」，例如：「請幫我記住：以後幫我產出報告時，都要自動套用 A3 邏輯與 PDCA 模式。」
一旦 AI 儲存了這個記憶點，未來的對話中，即使你沒有重複要求，它也會自動依照你的個人偏好去執行。這能讓你從繁瑣的重複要求中解脫，讓 AI 真正進化為「懂你的數位分身」。

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 為什麼要額外給 AI 「思考模板」？

在使用第三層次的工作分析時，特別建議大家在指令中加入個人「思考模板」，例如麗君個人最常用的就是 [A3 邏輯 + PDCA 模式]。當你指定了 A3 邏輯（分析現況、找出真因）與 PDCA 循環（計畫、執行、查核、改善行動），AI 就會自動按照你的要求標準來篩選資訊。

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遇到「卡點」怎麼辦？（進階改善建議）

在實作過程中，如果發現 AI 產出的文案不符合需求，請不要氣餒。
這通常代表出現了溝通漏洞，這時請立即進行 PDCA 中的 C (Check) 檢核：

1. 檢視指令是否正確： 是否漏掉了「給誰看」或「什麼格式」？
2. 資訊是否完整： 你所提供給 AI 的背景數據、筆記內容 是否足夠讓它進行判斷？
   
   

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對話錄分享：從「這分析強多了」談起

這一切的起源，來自於我呈報給主管的一份分析報告。
當時主管回饋我：「感覺是 AI 弄的，不過這個分析強多了！」

其實那份報告打從一開始就是由 AI 產出，但之所以「強多了」，是因為我透過不斷地提議、修正、透析本質，讓 AI 的內容持續進化。

主管對我說：「用 AI 分析也是能力的一種」。
我回應，我把 AI 當作我的「教練」。
但主管卻說：
「我倒覺得妳才是教練，妳餵給選手好的內容，它才能幫妳產出更有價值的內容。」

這段對話點出了 AI 時代的核心：我們不是在被動使用工具，我們是在透過「透析本質」來領導 AI。

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【職場真心話】

麗君的私房秘訣：教你用 AI 聰明工作，把時間留給更重要的事！

其實我每天最依賴的兩位「數位小助手」就是 Gemini 和 Canva。
說白了，用 AI 不是為了變得很厲害，是為了讓工作更輕鬆、產出更專業！

說真心話，學這些工具就是想讓工作省力一點，把節省下來的時間和精力，
拿來處理更核心、更有價值的事。

🚀 Gemini：你的邏輯智庫（寫報告、理思路、抓重點）

我是怎麼用的？

剛開始我也只是單一指令餵養，後來發現要像「教朋友」一樣。我會在對話中去抓關鍵字，甚至用「反問」的方式讓 AI 去思考，這反而幫我釐清了很多平常沒想到的邏輯死角。

推薦原因：

後來我研究了一下大老的用法，開始餵它一些「專業架構」（像我們熟悉的 A3 邏輯）。這讓我省下超多時間！以前寫複雜報告要抓腦袋好久，現在能在最短時間內產出我要的東西，成品還被主管誇獎過喔！

🎨 Canva：你的萬能美編（海報、簡報、細節美化）

它是幹嘛的？

它是我覺得目前最好用的編輯工具！雖然 Gemini 能幫我生圖片或靈感，但如果想要修改細節、調位置，還是 Canva 最好上手。

推薦原因：

它是行政同仁的救星！Gemini 負責「生素材」，Canva 負責「修到好」。兩者結合，我們不用學那些很難的繪圖軟體，也能做出超專業的海報跟簡報，展現更有質感的產出。

💡 麗君悄悄話：

其實 AI 就像一個很有潛力的選手，而你就是那個「教練」。你餵給它的料（指令）越好，它表現就越強。

-【Jun發現｜思維過濾器】連載 No.10
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